System rezerwacji sal URVE Smart Room (dawniej Eveo)
System rezerwacji sal Eveo jest obecnie rozwijany pod marką URVE Smart Room. Rozwiązanie zostało rozszerzone o funkcje Smart Office, rezerwację biurek, miejsc parkingowych oraz integrację z nowoczesnym środowiskiem pracy hybrydowej. Platforma umożliwia sprawne zarządzanie przestrzenią biurową, zwiększa komfort pracowników i pomaga efektywnie wykorzystywać dostępne zasoby firmy.
URVE Smart Room to nowoczesny system rezerwacji sal konferencyjnych przeznaczony dla biur, hoteli, centrów konferencyjnych, coworków oraz organizacji pracujących w modelu hybrydowym. Rozwiązanie pozwala nie tylko na łatwe planowanie spotkań, ale również na automatyzację wielu procesów związanych z zarządzaniem salami i przestrzenią biurową.
W skrócie:
Proste i wygodne zarządzanie rezerwacjami sal
System rezerwacji sal URVE Smart Room w podstawowej konfiguracji składa się z modułu URVE oraz urządzeń wyświetlających status sal i harmonogram spotkań. Intuicyjny interfejs umożliwia szybkie dokonywanie rezerwacji oraz zarządzanie dostępnością pomieszczeń z poziomu komputera, tabletu lub panelu przy sali konferencyjnej.
Dane wprowadzane przez użytkowników są automatycznie synchronizowane, dzięki czemu wszystkie informacje o rezerwacjach są zawsze aktualne. System może być obsługiwany jednocześnie przez wielu użytkowników, co znacząco usprawnia organizację pracy w firmie.
Najważniejsze funkcjonalności
- możliwość nadawania różnych poziomów uprawnień użytkownikom, np. do tworzenia, zatwierdzania lub zarządzania rezerwacjami
- szybkie przeglądanie dostępności i dokonywanie rezerwacji sal konferencyjnych
- obsługa rezerwacji cyklicznych oraz możliwość łączenia kilku sal w jedną przestrzeń konferencyjną
- wyszukiwanie sal według wybranych parametrów, np. liczby miejsc lub dostępnego wyposażenia
- możliwość definiowania własnych atrybutów i zasobów
- automatyczne generowanie wiadomości e-mail potwierdzających rezerwację
- integracja z Microsoft Outlook, Exchange oraz środowiskiem Microsoft Teams
- możliwość zamawiania cateringu lub dodatkowego wyposażenia sal podczas tworzenia rezerwacji
- wyświetlanie statusu sal w czasie rzeczywistym
- obsługa różnych statusów rezerwacji, np. oczekujące, zatwierdzone lub odrzucone
- archiwizacja wpisów oraz historia rezerwacji
- prezentacja dostępności sal za pomocą czytelnych oznaczeń kolorystycznych
- automatyczna archiwizacja ustawień i konfiguracji systemu
- możliwość wdrożenia serwera zapasowego oraz mechanizmów redundancji
- dostępność wielu wersji językowych
- integracja z Active Directory
- możliwość wymuszania potwierdzania spotkań przed planowanym terminem
- wsparcie pracy hybrydowej oraz nowoczesnego środowiska Smart Office
Panele do rezerwacji sal i wyświetlania statusu
Integralnym elementem systemu URVE Smart Room mogą być nowoczesne panele instalowane przy wejściach do sal konferencyjnych. Urządzenia tego typu umożliwiają szybkie sprawdzenie dostępności pomieszczenia, wyświetlanie harmonogramu spotkań oraz dokonywanie rezerwacji ad hoc.
Panele mogą prezentować:
- aktualny status sali (wolna/zajęta)
- harmonogram zaplanowanych spotkań
- informacje o czasie trwania spotkania
- dane dotyczące organizatora wydarzenia
- komunikaty firmowe lub materiały multimedialne
Dzięki zastosowaniu czytelnego interfejsu oraz synchronizacji z kalendarzami firmowymi użytkownicy mogą wygodnie zarządzać rezerwacjami bez konieczności kontaktowania się z administracją biura.
System rezerwacji sal dla nowoczesnego biura
URVE Smart Room wspiera organizacje wdrażające model pracy hybrydowej oraz koncepcję Smart Office. System pomaga efektywnie wykorzystywać przestrzeń biurową, ogranicza problem pustych lub podwójnie zarezerwowanych sal oraz usprawnia planowanie spotkań.
Rozwiązanie może być częścią większego ekosystemu do zarządzania przestrzenią biurową, obejmującego:
- rezerwację biurek (Smart Desk)
- rezerwację miejsc parkingowych (Smart Parking)
- zarządzanie przestrzenią wspólną
- digital signage
- analizę wykorzystania zasobów biurowych
Podsumowanie
URVE Smart Room to nowoczesny system rezerwacji sal konferencyjnych, który łączy intuicyjną obsługę z zaawansowanymi funkcjonalnościami wspierającymi organizację pracy w firmie. Rozwiązanie, wcześniej znane jako Eveo, zostało rozwinięte o funkcje Smart Office oraz integracje wspierające nowoczesne środowisko pracy.
System umożliwia efektywne zarządzanie salami konferencyjnymi, automatyzację procesu rezerwacji oraz integrację z firmową infrastrukturą IT. Dzięki obsłudze paneli przy salach, synchronizacji z kalendarzami oraz możliwości rozbudowy o kolejne moduły, URVE Smart Room sprawdza się zarówno w małych biurach, jak i dużych organizacjach oraz centrach konferencyjnych.