5 błędów, które firmy popełniają przy zakupie systemu do wideokonferencji

W erze pracy hybrydowej i globalnych zespołów wideokonferencje stały się podstawowym narzędziem komunikacji biznesowej. Niezależnie od branży czy wielkości firmy, codzienne spotkania online z klientami, partnerami i pracownikami to dziś norma. Jednak mimo popularności rozwiązań takich jak Microsoft Teams, Zoom, Cisco Webex czy Google Meet, wiele firm wciąż popełnia kosztowne błędy przy zakupie systemu do wideokonferencji.

Nieodpowiednio dobrany zestaw, brak integracji z platformą, problemy z jakością dźwięku i obrazu czy zła akustyka sali – to tylko część problemów, które mogą zniweczyć nawet najlepiej zaplanowaną wideorozmowę.

W tym artykule pokażemy 5 najczęstszych błędów, jakie popełniają firmy przy wdrażaniu rozwiązań do wideokonferencji – oraz praktyczne sposoby, jak ich uniknąć.

1. Skupienie się wyłącznie na cenie, nie na realnych potrzebach

Jednym z najczęstszych błędów jest traktowanie zakupu systemu do wideokonferencji jak zakupu monitora czy drukarki – „byle działało i było tanie”. Tymczasem wideokonferencje to element codziennej komunikacji, mający bezpośredni wpływ na wizerunek firmy, dlatego niedoszacowanie potrzeb często skutkuje przepłacaniem… za złe rozwiązanie.

Przykład:

Firma kupuje tanią kamerę USB, osobny mikrofon i głośnik Bluetooth. Efekt? Problemy z echem, opóźnieniami, plątającymi się kablami i… irytacją uczestników spotkania.

Jak uniknąć błędu?

• Zacznij od analizy potrzeb: ilu uczestników będzie korzystać z sali? Jakie platformy wideokonferencyjne są wykorzystywane?

• Dobierz sprzęt do typu pomieszczenia: salka huddle ≠ sala konferencyjna na 20 osób.

• Rozważ rozwiązania all-in-one (np. Cisco Room Bar, Logitech Rally Bar, Yealink MeetingBar) z automatyczną kalibracją obrazu i dźwięku.

• Zainwestuj raz, ale mądrze – lepsze urządzenie z funkcjami dopasowanymi do potrzeb zwraca się w wygodzie i profesjonalizmie spotkań.

2. Pominięcie akustyki i oświetlenia sali

Nawet najlepszy sprzęt nie poradzi sobie w nieprzygotowanej sali. Dźwięk odbijający się od ścian, szum wentylacji, echo, słabe światło lub światło padające zza okna – to wszystko psuje jakość spotkania i wpływa na to, jak Twoja firma jest odbierana przez rozmówców.

Przykład:

Sala z białymi ścianami i szklanymi powierzchniami. Mikrofon zbiera echo, kamera źle doświetla twarze. Obraz i dźwięk wyglądają, jakby spotkanie odbywało się w piwnicy.

Jak uniknąć błędu?

• Wybierz pomieszczenie z ograniczoną akustyką (unikaj dużych przeszkleń, wysokich sufitów, pustych ścian).
• Zastosuj panele akustyczne, wykładziny, zasłony lub nowoczesne dekoracyjne pochłaniacze dźwięku.
• Zadbaj o światło z przodu, nie z tyłu – najlepiej neutralne, o stałej temperaturze barwowej.
• Jeśli nie da się poprawić warunków fizycznych – wybierz urządzenia z automatyczną kompensacją światła i cyfrową redukcją szumów.

3. Brak kompatybilności z platformą wideokonferencyjną

Wideokonferencje nie ograniczają się do sprzętu – to także integracja z używanym oprogramowaniem. Kupno urządzeń, które wymagają każdorazowego „kombinowania” z konfiguracją, dzielenia ekranu i dźwięku z laptopa, kończy się frustracją i błędami w trakcie spotkań.

Przykład:

Firma korzysta z Microsoft Teams, ale kupuje urządzenie, które nie ma certyfikacji Microsoft i wymaga każdorazowego podłączania przez HDMI + USB. Spotkanie się opóźnia, bo nikt nie wie, jak to włączyć.

Jak uniknąć błędu?

• Wybieraj urządzenia certyfikowane dla platformy, z której korzystasz: Microsoft Teams Rooms, Zoom Rooms, Google Meet Series One, Webex Room Devices.

• Stawiaj na rozwiązania z funkcją „one-touch join” – jednym przyciskiem uruchamiasz spotkanie zaplanowane w kalendarzu.
• Rozważ sprzęt z wbudowanym systemem operacyjnym i obsługą spotkań bez potrzeby podłączania laptopa.

4. Niedoszacowanie przyszłych potrzeb i skalowalności

System do wideokonferencji to inwestycja długoterminowa. Kupując sprzęt wyłącznie „na teraz”, łatwo pominąć potrzebę rozbudowy lub integracji z innymi systemami w przyszłości – np. z rezerwacją sal, digital signage, kontrolą dostępu czy narzędziami do analizy wykorzystania przestrzeni.

Przykład:

Firma kupuje tanie urządzenie USB tylko do jednej sali, a po roku potrzebuje trzech sal, integracji z Teams i raportów wykorzystania. Okazuje się, że cały system trzeba wymienić.

Jak uniknąć błędu?

• Planuj zakup jako element większego ekosystemu pracy hybrydowej.

• Wybieraj rozwiązania wspierające centralne zarządzanie, zdalne aktualizacje i integrację z innymi narzędziami (np. Cisco Control Hub, Logitech Sync, Yealink Device Management).

• Rozważ możliwość dodania kolejnych sal, kamer, mikrofonów lub ekranów w przyszłości.

• Skonsultuj się z partnerem, który doradzi skalowalną architekturę – nie tylko jednorazowy zakup.

5. Brak przeszkolenia użytkowników i administratorów

Nawet najlepiej dobrany sprzęt staje się problemem, jeśli użytkownicy nie wiedzą, jak z niego korzystać. Z kolei administratorzy, którzy nie mają dostępu do narzędzi monitorujących i zarządzających, nie są w stanie szybko reagować na problemy.

Przykład:

Pracownicy nie potrafią uruchomić spotkania bez pomocy działu IT. Urządzenie się zawiesza, ale nikt nie wie, jak je zrestartować. Spotkanie z klientem opóźnione o 15 minut.

Jak uniknąć błędu?

• Wybierz rozwiązanie oferujące czytelny interfejs i prostą obsługę (najlepiej z ekranem dotykowym lub przyciskiem „Dołącz”).
• Zapewnij użytkownikom krótkie szkolenie lub instrukcje „krok po kroku”.
• Zapewnij działowi IT dostęp do konsoli zarządzania urządzeniami.
• Postaw na partnera wdrożeniowego, który nie tylko sprzeda sprzęt, ale zapewni uruchomienie, dokumentację i wsparcie.

Podsumowanie: 5 błędów przy zakupie systemu do wideokonferencji

Zakup systemu do wideokonferencji to nie koszt, ale inwestycja w efektywność pracy, profesjonalny wizerunek i komfort codziennych spotkań. Wybór przypadkowego sprzętu może skutkować frustracją, stratą czasu i pieniędzy. Dlatego warto unikać najczęstszych błędów – od braku analizy potrzeb, przez ignorowanie warunków akustycznych, aż po brak szkoleń dla użytkowników.

Szukasz systemu do wideokonferencji idealnego dla Twojej firmy?

Skontaktuj się z nami – doradzimy, przeprowadzimy analizę potrzeb, dobierzemy sprzęt i zadbamy o jego prawidłowe wdrożenie.

• Tagi: